I
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) / K3 PENDAHULUAN
Standard Operating Procedure (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang
mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin dalam suatu organisasi (EPA,2001).
Pengembangan dan penggunaan SOP merupakan salah satu faktor kesuksesan sistem
kualitas, dimana SOP menyediakan informasi untuk melakukan suatu pekerjaan
dengan benar bagi tiap personil, dan mempermudah dalam menerapkan kekonsistenan
dalam kualitas dan integritas suatu produk atau hasil akhir.
SOP
dibuat bukan bertujuan untuk menduplikasikan informasi teknis atau menunjukkan
instruksi per langkah dalam melakukan suatu pekerjaan (FEMA, 1999). Untuk
pengetahuan dan keterampilan dari seorang personil dalam melakukan suatu
pekerjaan tertentu dituliskan dalam Protokol Teknis dan Pelatihan Profesional.
Sedangkan SOP mendeskripsikan pertimbangan yang saling berhubungan seperti:
keselamatan kerja, penggunaan bahan baku, pengoperasian mesin, hak dan tanggung
jawab personil, koordinasi dengan departemen lainnya, persyaratan laporan, dan
sebagainya. Dengan kata lain, SOP tidak mendeskripsikan bagaimana cara
melakukan pekerjaan (keterampilan teknis), akan tetapi SOP mendeskripsikan
peranan departemen dalam melakukan suatu pekerjaan (petunjuk prosedur).
II. Standard Operating Procedure (SOP)
1 Definisi SOP.
SOP merupakan suatu standar/ pedoman tertulis yang
dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai
tujuan organisasi. Atau dengan kata lain, SOP adalah tatacara atau tahapan yang
dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja
tertentu.
2 Fungsi Dan Manfaat Standard
Operating Procedure (SOP). Pembuatan SOP memiliki beberapa fungsi dan
manfaat dalam perusahaan yang akan dijabarkan sebagai berikut: (Grusenmeyer,
n.d.)
a. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan
yang memenuhi standar dan semua personil mengenal proses tersebut.
b. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan
diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada.
c. SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro
Konsultan atau sponsor tidak akan menghasilkan penemuan yang merugikan
perusahaan, dan juga dapat memberi perusahaan suatu perlindungan yang legal.
d. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana
perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efisiensi produksi dan pengontrolan
kualitas.
e. SOP dapat membantu dalam pelatihan personil baru sebagai
sumber referensi bagi pelatih personil.
f. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang,
dimana pelatihan silang melatih personil dalam melakukan pekerjaan di
departemen lain, dengan kata lain di luar departemen asalnya.
g. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap
performansi personil dan proses yang dilakukan.
3.
Format Standard Operating
Procedure (SOP)
Ada beberapa format yang dapat dipilih dalam menulis SOP
supaya mudah dibaca dan membantu dalam melakukan pekerjaan (Stup, 2001). Untuk
memilih format yang akan digunakan, ada dua faktor yang perlu diperhatikan
dalam hal ini, antara lain:
a. Pertama, berapa banyak keputusan yang dibutuhkan dalam
prosedur?
b.
Kedua, berapa banyak langkah proses yang ada dalam prosedur?
ü
Berdasarkan kedua faktor di atas,
dapat ditentukan format penulisan SOP, antara lain:
a. Untuk prosedur yang pendek dan membutuhkan
keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format sederhana.
b. Untuk prosedur yang panjang dan terdiri dari sepuluh
langkah lebih dengan keputusan yang
sedikit dapat ditulis dengan format hirarki atau grafis.
c. Untuk prosedur
yang membutuhkan banyak keputusan dapat ditulis dengan format flowchart.
ü Untuk lebih memudahkan penentuan, dapat dilihat tabel di
bawah ini untuk memudahkan dalam menentukan format untuk penulisan SOP.
Kriteria
Format Standard Operating Procedure
Banyak keputusan?
|
Lebih
dari sepuluh langkah?
|
Format
SOP terbaik
|
Tidak
|
Tidak
|
Format Sederhana
|
Tidak
|
Ya
|
Format Hirarki atau Grafis
|
Ya
|
Tidak
|
Flowchart
|
Ya
|
Ya
|
Flowchart
|
Sumber:
Richard Stup, Standard Operating Procedures: A Writing Guide (Dairy
Alliance, Penn State University, 2001) figure
http://dairyalliance.psu.edu/pdf/ud011.pdf (telah diolah kembali)
3.1
Format Sederhana
Format
ini lebih cocok digunakan apabila prosedur yang akan ditulis dalam SOP tidak
lebih dari sepuluh langkah dan keputusan yang di dalamnya sedikit (maksimal
dua). Penulisan untuk format ini menggunakan satu kalimat untuk per langkah. Di
bawah ini adalah satu contoh SOP dengan format sederhana:
Environmental
Protection Agency
SOP
Sampling Air Sungai
Oleh
Staff EPA
|
1. Tentukan metode sampling
beserta peralatan testing yang dibutuhkan.
2. Ambil sampling secukupnya dan
peralatan testing.
3. Bersihkan peralatan testing
sebelum digunakan, dan pastikan peralatan
tersebut dapat bekerja dengan
baik.
4. Testing hasil pengambilan
sampling.
|
Contoh
Standar Operating Pocedure Dengan Format Sederhana Sumber: EPA (2001, March).
Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs). (Office of
Environmental Information) appendix A.
http://www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf
(telah diolah kembali)
3.2 Format
Hirarki
Format
ini menggunakan kalimat disertai dengan sub kalimat untuk menjelaskan lebih
detil suatu langkah sehingga memudahkan pembaca dalam memahami SOP. Format ini
cocok untuk digunakan apabila prosedur yang akan ditulis dalam SOP lebih dari
sepuluh langkah dan keputusan yang di dalamnya sedikit (maksimal dua). Di bawah
ini adalah satu contoh SOP dengan format hirarki:
Clarity
Farm
SOP
Pengecekan Susu Sapi Perah
Oleh
Staff Parlor
|
1. Bersihkan kotoran dan debu dari
ambing sapi.
a. Gunakan sarung tangan untuk
membersihkan kotoran dan debu.
b. Gunakan kertas pembersih untuk
mengeringkan ambing jika basah.
2. Perah empat ambing sapi ke
mangkok perah.
a. Perah hingga susu memenuhi 3/4
volume mangkok tersebut.
3. Lakukan pengecekan untuk susu
abnormal.
a. Hasil susu perahan dipindah ke
mangkok hitam.
b. Jika terlihat susu pada mangkok
hitam terlihat warna kemerahan dan
butiran maka dinyatakan abnormal.
4. Ulangi langkah 1, 2, dan 3
untuk sapi berikutnya.
|
Contoh Standard Operating Procedure Dengan Format Hirarki
Sumber: Richard Stup, Standard
Operating Procedures: A Writing Guide (Dairy Alliance, Penn State
University, 2001) figure 4.
http://dairyalliance.psu.edu/
pdf/ud011.pdf (telah diolah kembali)
3.3 Format
Grafis
Jika
prosedur yang akan ditulis memiliki proses yang panjang, lebih baik menggunakan
format grafis. Format grafis mempersingkat proses yang panjang menjadi sub
proses pendek yang hanya terdiri beberapa langkah dengan gambar atau simbol.
Format ini cocok digunakan apabila prosedur yang akan ditulis dalam SOP terdiri
lebih dari sepuluh langkah dan keputusan yang di dalamnya sedikit (maksimal
dua). Di bawah ini adalah satu contoh SOP dengan format grafis:
3.4
Format Flowchart
Prosedur
yang memiliki banyak keputusan dapat dipresentasikan dalam flowchart. Flowchart
adalah salah satu cara untuk menampilkan langkah-langkah logis dalam proses
pengambilan keputusan. Sebuah flowchart akan memudahkan untuk
mengarahkan personil yang membacanya untuk mengikuti logika dalam pengambilan
keputusan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai hasil. Format ini
cocok digunakan apabila prosedur yang akan ditulis dalam SOP terdiri lebih dari
sepuluh langkah dan keputusan yang di dalamnya banyak (minimal tiga). Di bawah
ini adalah satu contoh SOP dengan format flowchart:
4. Penulisan
Standard Operating Procedure (SOP)
Dalam
penulisan SOP yang harus diperhatikan adalah bagaimana SOP dapat dengan mudah
dipahami bagi pembacanya. Pada sub bab berikut akan dijelaskan bagaimana cara
menulis SOP yang jelas dan efisien, mulai dari persiapan SOP yang akan dibuat,
pembuatan deskripsi dari SOP hingga penulisan isi dari SOP.
4.1
Persiapan Penulisan Standard
Operating Procedure (SOP)
Persiapan
penulisan SOP yang terencana akan mengurangi kesulitan dalam proses penulisan
dan membuat proses menjadi efisien dan efektif (Developing, 2003).
Dengan menggunakan lima langkah sebagai berikut, akan memudahkan dalam
melakukan persiapan penulisan SOP:
a. Identifikasi letak permasalahan yang penting di area yang
prosesnya akanditulis dalam SOP.
b. Menggunakan daftar untuk memprioritaskan area mana yang
perlu diperhatikan terlebih dahulu. · Di area mana yang membutuhkan
pengendalian?
· Di area mana yang paling berpengaruh pada proses?
· Di area mana yang mampu membangun kesuksesan di proses
awal sehingga dapat menimbulkan semangat dalam penulisan?
c. Fokus pada area yang diprioritaskan paling atas dalam
daftar pada langkah sebelumnya, identifikasi semua proses, fungsi atau operasi
yang terjadi di dalam tiap area.
d. Mengelompokkan dan melakukan kombinasi atau pembagian
lebih jauh untuk semua proses dan fungsi yang penting dalam tiap area. Lalu
prioritaskan proses dan fungsi tersebut dalam pembuatan SOP.
e. Identifikasi individu yang terbaik dalam memimpin
pembuatan SOP dan membentuk tim yang terdiri dari karyawan, manajer, konsultan,
dan orang yang memiliki keahlian dalam pembuatan SOP.
4.2
Penulisan Deskripsi Standard
Operating Procedure (SOP)
Dalam
berbagai format SOP, beberapa hal selalu dicantumkan dalam tiap SOP yaitu
manual atau deskripsi awal SOP. Manual atau deskripsi awal dalam SOP dapat
membantu pembaca untuk memahami garis besar SOP. Tiap manual atau deskripsi
awal SOP disertai dengan elemen-elemen umum sebagai berikut:
a. Sistem penomoran: Penting untuk referensi, penggunaan,
dan mengintegrasi SOP pada manual secara keseluruhan.
b. Tanggal efektif: Tanggal di mana SOP secara resmi
diterapkan di lapangan. Tanggal ini berbeda dengan tanggal pembuatan.
c. Tanggal kadaluwarsa atau revisi: Penting untuk menjamin
validitas dari SOP dengan membuat tanggal untuk revisi secara periodik, jika
diperlukan.
d.
Judul SOP.
e. Tujuan atau
pernyataan rasional: Mendeskripsikan tujuan dari SOP, kenapa dibutuhkan, dan
apa yang ingin diraih.
f. Tanda tangan pengesah: Membuktikan bahwa SOP telah dibuat
dengan benar, ditinjau, dan disahkan oleh atasan atau manajer.
g. Ruang lingkup: Mendeskripsikan situasi dimana SOP dibuat
dan pembaca yang diharapkan.
4.3 Penulisan
Isi Standard Operating Procedure (SOP)
SOP
adalah instruksi yang harus dapat dipahami oleh semua orang yang menggunakannya
(Stup, 2001). Oleh karena itu, penulis harus selalu mencoba untuk menulis
prosedur sesederhana mungkin dan mampu mengomunikasikan isinya dengan baik. Di
bawah ini adalah langkah-langkah penulisan SOP yang efektif dan efisien, antara
lain:
a. Tulislah tiap langkah dengan kalimat pendek.
Kalimat yang panjang lebih sulit untuk dipahami dan
cenderung terdiri lebih dari satu langkah. Beberapa kalimat pendek biasanya
lebih mudah untuk dipahami. Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan
suatu mesin adalah sebagai berikut:
ü Kalimat Panjang:
Gunakan
sarung tangan untuk membersihkan debu dan bercak dari mesin atau keringkan
dengan lap jika mesin basah.
ü Kalimat Pendek:
Bersihkan
debu dan bercak dari mesin.
• Gunakan
sarung tangan untuk menghilangkan debu dan bercak.
• Gunakan
lap untuk mengeringkan mesin yang basah.
Kalimat pendek pada contoh di atas dibentuk dengan format
hirarki. Kedua contoh menyampaikan makna yang sama, akan tetapi pada contoh
kalimat panjang lebih sulit untuk dipahami. Pada contoh di atas menampilkan
satu langkah dengan dua cara untuk melakukan langkah tersebut.
b.
Tulislah langkah-langkah di SOP sebagai kalimat perintah.
Kalimat perintah pada instruksi kerja lebih mudah untuk
dipahami. Kalimat ini selalu dimulai dengan kata kerja. Sebagai berikut adalah
contoh SOP tentang penimbangan waste:
Tidak
jelas:
Berat
waste harus dicatat pada laporan penimbangan.
Jelas:
Catat
berat waste pada laporan penimbangan.
Pada
contoh di atas, manajer ingin mengetahui hasil penimbangan waste
sehingga dapat menentukan tindakan terhadap banyaknya waste. Pada contoh
yang jelas mengarahkan personil yang melakukan penimbangan untuk mencatat
informasi berat waste. Pada contoh yang tidak jelas dapat menimbulkan
berbagai makna: apakah penimbang itu yang harus mencatat informasi tersebut, atau
orang lain yang melakukannya?
c.
Komunikasikan dengan baik melalui beberapa kata sebisa mungkin.
Penulis prosedur
harus menggunakan kalimat langsung dan pendek, sehingga pembaca dapat lebih
cepat memahami dan mengingat langkah-langkah dalam prosedur. Contohnya
penulisan SOP dalam kasus pembersihan suatu tangki kimia adalah sebagai
berikut:
Bertele-tele:
Pastikan Anda membuang semua sisa bahan kimia lama dari
tangki sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalamnya.
Lugas:
Buang sisa bahan kimia lama sebelum menuangkan bahan kimia
baru. Dua kalimat pada contoh di atas memiliki makna yang sama, akan tetapi
kalimat yang lugas dapat langsung dipahami. The reward for clear and concise
writing is better understanding by readers.
d. Gunakan
akronim dan singkatan seminim mungkin.
Akronim dan singkatan digunakan jika dikenal secara umum,
bukan hanya untuk memperpendek tulisan. Sebagai contoh, kebanyakan orang
mengetahui arti dari singkatan “PPIC” lebih cepat daripada “Production
Planning & Inventory Control”. Pada kasus lain, kebanyakan orang
tidak mengerti akronim CVT, akan tetapi bagi orang-orang yang bergerak dalam
bidang pemrograman akan mengenalinya sebagai “convert”.
5.
Proses Pengembangan Standard
Operation Procedure (SOP)
Kebanyakan
orang berpikir bahwa SOP adalah secarik kertas yang berisi langkah-langkah
bagaimana menyelesaikan suatu pekerjaan (Stup, 2002). Pemikiran itu benar dalam
beberapa hal. Namun, supaya dapat memperoleh manfaat penuh dari pengelolaan
SOP, seseorang perlu memperhatikan proses pengembangan SOP. Proses pengembangan
SOP termasuk perencanaan hasil,pengembangan, implementasi, pengawasan, dan
umpan balik performansi yang mana merupakan elemen dari sumber daya manusia
yang efektif.
Proses
pengembangan SOP yang baik yaitu dengan melibatkan manajer, pekerja, dan
konsultan dalam suatu kerjasama. Ketika hal ini dilakukan dengan baik, hasilnya
adalah sebuah prosedur dimana semua orang merasa berkomitmen terhadapnya. Suatu
usaha untuk membuat SOP pada tingkat manajemen dan langsung menerapkan kepada
pekerja merupakan usaha pelatihan yang sia-sia. Penerapan SOP kepada Penerapan
SOP pada pekerja tanpa masukan dari mereka dapat mengarah ke penyesalan,
penolakan SOP, dan memicu usaha sabotase yang dapat menghancurkan tujuan
bersama. Cara yang benar untuk mendesain SOP adalah dengan manajemen partisipasi.
Manajemen partisipasi berarti memberi kesempatan bagi semua orang yang akan
terlibat dalam SOP untuk memberikan kontribusi dalam pengembangannya. Untuk
melakukan proses ini diperlukan kerja keras, namun hal ini sebanding dengan
usahanya, karena suatu tim terdiri dari beberapa orang yang lebih baik
performanya daripada seseorang individu. Kepemimpinan untuk pengembangan SOP
harus berasal dari manajer yang proses aktivitasnya akan distandarisasi.
Manajer tersebut berhak bekerja sama dengan seorang konsultan atau seorang
profesional. Pendekatan kepemimpinan tim ini bersifat efektif karena manajer
dan konsultan tersebut dapat saling mengisi kelebihan dan kekurangan mereka.
Pemimpin dari pengembangan SOP harus mewaspadai lima hambatan yang mempengaruhi
manajemen partisipasi, antara lain:
a.
Penolakan terhadap perubahan.
Bekerja sama untuk membuat prosedur adalah suatu perubahan
radikal bagi beberapa organisasi. Pemimpin harus memastikan bahwa semua orang
mengetahui apa yang sedang terjadi dan kenapa.
b.
Ketidakpercayaan pekerja terhadap motif manajemen.
Pekerja biasanya hanya bekerja dan tidak memberikan
kontribusi terhadap pengembangan SOP. Oleh karena itu, penting bagi pemimpin
untuk menciptakan suasana yang menghargai dan menghormati kontribusi dari
pekerja. Untuk meyakinkan pekerja untuk memberikan masukan dan menjaga proses
berjalan dengan benar, mungkin perlu mendatangkan konsultan.
c.
Harapan yang kurang jelas.
Pekerja tidak yakin seberapa banyak kontribusi yang harus
diberikan dan apa yang benar. Manajer harus meyakinkan bahwa mereka tidak akan
mendapat masalah karena mengemukakan pemikiran mereka.
d.
Kurangnya kemampuan dalam berpartisipasi.
Manajer dan karyawan kadang mengalami kesusahan dalam hal
ini. Pemimpin harus menciptakan suatu kesempatan untuk masukan dengan tidak
bersifat mengancam sebisa mungkin. Sekali lagi, konsultan mungkin diperlukan
untuk mengatasi hal ini.
e.
Kurangnya komitmen dari manajemen atas.
Tanpa adanya komitmen dari manajemen atas untuk mendukung
partisipasi, tidak akan ada proses SOP yang sukses.
III.
KESIMPULAN
SOP merupakan suatu standar/ pedoman tertulis yang
dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai
tujuan organisasi.
Beberapa fungsi dan manfaat SOP, yaitu: SOP memastikan bahwa
perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan semua personil
mengenal proses tersebut, dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan
diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada, dan SOP dapat mengurangi
perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan kendala dalam
efisiensi produksi dan pengontrolan kualitas.
Format Standard Operating Procedure (SOP) antara
lain: format sederhana, format hirarki, format grafis, dan format flowchart.
Lima langkah penulisan SOP, yaitu: pertama, identifikasi letak permasalahan
yang penting di area yang prosesnya akanditulis dalam SOP. Kedua, menggunakan
daftar untuk memprioritaskan area mana yang perlu diperhatikan terlebih dahulu.
Ketiga, fokus pada area yang diprioritaskan paling atas dalam daftar pada
langkah sebelumnya, identifikasi semua proses, fungsi atau operasi yang terjadi
di dalam tiap area. Keempat, mengelompokkan dan melakukan kombinasi atau
pembagian lebih jauh untuk semua proses dan fungsi yang penting dalam tiap
area. Lalu prioritaskan proses dan fungsi tersebut dalam pembuatan SOP.
Terakhir, identifikasi individu yang terbaik dalam memimpin pembuatan SOP dan
membentuk tim yang terdiri dari karyawan, manajer, konsultan, dan orang yang
memiliki keahlian dalam pembuatan SOP.
DAFTAR
PUSTAKA
